Rapport de projet : comment bien écrire ?

Rapport de projet : comment bien écrire ?


En plus de déléguer des tâches et de diriger des réunions, les chefs de projet doivent souvent fournir des rapports de projet détaillés. Pour communiquer divers aspects du développement du projet, ces aperçus de haut niveau et résumés des données importantes sont fournis aux parties prenantes et à la direction du projet. Les rapports de projet sont disponibles dans une variété de formats et suivent une variété d’informations, y compris le risque du projet, le temps, le statut et le statut.

Qu’est-ce que le rapport de projet ?

Les rapports de projet fournissent un aperçu de haut niveau de l’avancement du projet dans un format simple et facile à comprendre. Bien que de nombreux outils de gestion de projet proposent des options de création de rapports, la plupart des rapports de projet sont disponibles sous forme écrite ou sous forme de présentation.

Pourquoi les rapports de projet sont-ils importants ?

Les rapports de projet fournissent simplement aux parties prenantes du projet des informations à jour sur l’avancement du projet. Il aide également les membres de l’équipe de projet à suivre et à résoudre les problèmes, y compris la cause et la solution du problème. Plus important encore, un rapport de projet donne un aperçu de la situation à un moment donné pour vous aider à planifier vos prochaines étapes.

Exemple de rapport de projet

Signaler l’état du projet : Le rapport d’avancement de projet est un format de rapport très courant et important qui fournit des mises à jour sur la progression d’un projet vers ses objectifs. Ce rapport fournit des mises à jour générales, des mises à jour sur les nouveaux problèmes et les jalons.

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Rapport de suivi du temps : Le rapport de suivi du temps du projet extrait les données du temps saisi ou suivi manuellement via l’interface de bureau ou d’application sur le temps passé par les membres de l’équipe travaillant sur un projet. Ce type de rapport fournit des informations immédiates et exploitables sur le temps passé à chaque étape du projet, ce qui vous permet d’ajuster et d’améliorer la capacité. De nombreux rapports fournissent des informations visuelles et des mesures qui aident les organisations à comprendre leurs budgets et leurs coûts.

Rapports du tableau de bord du projet : Le rapport du tableau de bord du projet est un excellent résumé visuel pour quiconque demande une mise à jour complète du projet. Ces rapports incluent souvent des graphiques visuels indiquant le pourcentage d’achèvement du groupe de travail, des indicateurs d’état de projet, une analyse des risques, l’emplacement des fichiers de projet critiques et des liens vers d’autres rapports de projet. Certains outils logiciels de tableau de bord de projet vous permettent de partager des tableaux de bord par e-mail et écran pendant les réunions en cours. Les rapports du tableau de bord du projet peuvent être facilement personnalisés et flexibles pour inclure exactement ce que vous souhaitez partager.

Rapport sur les livrables du projet : Le rapport sur les livrables du projet est un résumé bien préparé et hiérarchisé de tous les livrables du projet. Ce rapport inclut l’état des livrables, le pourcentage d’achèvement et les dates de début et de fin de chaque livrable. La liste des livrables peut être affichée dans une grille de défilement, une vue Gantt ou une vue de planification.

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Conseils pour rédiger un bon rapport de projet

  • Détermination des objectifs : Comprendre le but des rapports de projet et ce qui doit être rapporté.
  • Connaissez votre public : À qui rapportez-vous et que veulent-ils savoir sur le projet ?
  • Choisissez un format de rapport : Choisissez s’il s’agit d’une présentation, d’un lien de fichier ou d’un document imprimé.
  • Rapport : Rédigez le contenu que vous préparez et relisez-le attentivement. Incluez tous les détails que vous souhaitez partager avec votre équipe et contactez votre chef d’équipe pour combler les lacunes avant de finaliser votre rapport.
  • Considérez la mise en page. Fournissez une bonne structure et une mise en page efficace pour vos rapports. Il est facile d’identifier d’abord les informations les plus importantes dans l’analyse et de lister les autres détails en second.
  • Points forts: Si votre rapport compte plus de quelques pages, créez une table des matières et des titres pour une référence facile. Les lecteurs doivent pouvoir trouver rapidement les informations clés.
  • Lire à nouveau: Utilisez un langage simple, facile à lire et exempt de fautes de grammaire, d’orthographe et de ponctuation.

Rédiger de bons rapports de projet demande de la pratique. Utilisez chaque rapport comme une opportunité d’apprentissage en vous efforçant de développer un format et un niveau de détail qui fournissent les informations dont les parties prenantes ont besoin pour prendre les meilleures décisions. Vous devez demander l’avis de vos pairs et intégrer les meilleures suggestions dans vos rapports tout en supprimant les informations inutiles.

Damien

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